E-Rechnung für Weingüter & Weinhandlungen kommt

Das Thema E-Rechnung macht bei Weingütern und Weinhandlung in Deutschland langsam die Runde und sorgt für Verunsicherung in der Branche. Daher arbeiten wir vom Winestro.Cloud-Team schon seit Beginn des Jahres daran, dass alle Nutzerinnen und Nutzer zum Jahreswechsel entspannt in die Welt der elektronischen Rechnungslegung starten können. In diesem Artikel geben wir Dir schon einmal jetzt einen Überblick, was ab 2025 gilt und wo die Reise in Sachen elektronischer Rechnungslegung hingeht. Weiterhin zeigen wir Dir, wann die Module in Winestro.Cloud in welchen Bereichen bereitstehen werden.

 

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, oft als E-Rechnung bezeichnet, ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Klingt erstmal logisch, aber dies ermöglicht eine nahtlose digitale Bearbeitung und Archivierung ohne die Notwendigkeit, die Rechnung in ein physisches Format zu konvertieren oder wieder davon auszulesen. E-Rechnungen enthalten dieselben Informationen wie traditionelle Papierrechnungen oder ein PDF, einschließlich Daten zum Rechnungsaussteller, zum Empfänger, zu den berechneten Leistungen oder Produkten, den Preisen und zur Umsatzsteuer.

Diese Rechnung wird jetzt einfach als maschinenlesbare Datei ausgegeben, die zwar ein wenig kryptisch anmuten kann, aber die gleichen Informationen wie die normale Rechnung nur nach einem festgelegten Standard beinhaltet. Aktuell gibt es, neben anderen Formaten, die Formate X-Rechnung und ZUGFERD, die in Deutschland einige Umsetzung erfahren und die Du vielleicht schon einmal gehört hast.

Vorteile der E-Rechnung für Weingüter & Weinhandlungen

Die E-Rechnung ist nicht nur eine neue Vorschrift, die das Leben aller Geschäftsleute schwerer machen soll. Der Aufwand kann sich lohnen, denn E-Rechnungen haben auch für Weingüter und Weinhandlungen einige Vorteile:

1. Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für die Rechnungsbearbeitung erheblich, da die Rechnungen automatisch eingelesen und umgewandelt werden können. Das erspart viel Tipparbeit für Dich und andere Firmen und somit Kosten. Auch ein PDF muss ja erstmal ausgelesen und umgewandelt werden - das ist vergleichsweise umständlich und frisst jeden Tag Zeit in den Betrieben.
2. Kostenersparnis durch weniger Material: Geringere Kosten für Druck und Versand sowie für die Archivierung von Papierrechnungen. Insbesondere durch die Pflicht zur Rechnungslegung kann weiter Papier und Arbeit eingespart werden. Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.
3. Schnelligkeit: E-Rechnungen können schneller als herkömmliche Papierrechnungen übermittelt werden, was zu schnelleren Zahlungszyklen führt, da Buchhaltungen diese Rechnungen auch schneller und gezielter prüfen und verarbeiten können. Es wird also auch für Deine Rechnungsempfänger einfacher Zahlungen an Dich anzuweisen.
4. Fehlervermeidung: E-Rechnungen bieten eine einfachere Form der Prüfung und Übermittlung - damit können sowohl beim Erstellen als auch beim Verarbeiten Fehler einfacher vermieden werden.

 

Was gilt wann in Deutschland für Weingüter und Weinhandlungen?

Stand 07.05.2024 | Alle Angaben erfolgen nach Recherche, bestem Wissen und Gewissen sowie ohne Gewähr.

In Deutschland wurden die gesetzlichen Bestimmungen für die Verwendung von E-Rechnungen, insbesondere im öffentlichen Sektor, durch das E-Rechnungs-Gesetz geregelt, welches auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU basiert. Dieses Gesetz trat am 27. November 2020 in Kraft.

• Öffentlicher Sektor: Bundesbehörden sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft alle Rechnungen über 1000 Euro. Für die Bundesländer können eigene Regelungen gelten, die meisten haben jedoch ähnliche Anforderungen eingeführt.
• B2B-Bereich: Auch im B2B-Bereich (Business-to-Business) wird die Nutzung von E-Rechnungen zunehmend standardisiert.

Für Weingüter und Weinhandlungen ist der 2. Punkt besonders wichtig - der Ablauf der Einführung von E-Rechnungen gliedert sich grob wie folgt:

1. Ab 1.1.2025 müssen Unternehmen E-Rechnung empfangen und verarbeiten können.
2. Ab 1.1.2025 müssen Rechnungen auch als E-Rechnung gestellt werden.
   1. Es gilt aber eine Übergangsfrist bis Ende 2026, bei der auch weiter normale Rechnungen per Papier oder PDF gesendet werden dürfen.
   2. Bis 31.12.2027 ist es weiterhin möglich normale Rechnungen zu erstellen, wenn Dein  Vorjahresumsatz eine Grenze von 800.000 Euro nicht überschreitet.
3. Ab 1.1.2028 gilt die Regelung zum Versenden der E-Rechnung vollständig und die Übergangsfrist endet.

Hinweis: Der Bundesrat hat vorgeschlagen, die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung und des Empfangs bis zum 1. Januar 2027 zu verschieben, um Unternehmen mehr Zeit zur Vorbereitung zu geben. Die Überarbeitung der relevanten Normen ist noch nicht abgeschlossen und könnte bis Ende 2024 oder später dauern. Obwohl der Bundesrat das Wachstumschancengesetz im März 2024 bestätigte, wurden die Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnung darin nicht angepasst.
 

Wie ist der Ablauf in Winestro.Cloud für die E-Rechnung?

Aktuell arbeiten wir an der Umsetzung des E-Rechnungs-Standard. Dabei werden wir das XRechnung Format in mehreren Schritten einführen. Diese Einführung soll bis Ende 2024 im Bezug auf Rechnungen abgeschlossen sein und wird bis Ende 2025 auf alle verfügbaren Belegtypen ausgeweitet.

1. Die Ausgabenverwaltung wird um die Eingabe und automatische Umwandlung von eingehenden E-Rechnungen erweitert. Damit kannst Du E-Rechnung sofort als Ausgabe anlegen und wir machen aus der unschönen E-Rechnung wieder ein gut lesbares PDF für Dich und Deine Unterlagen, falls benötigt.
2. Die Rechnung wird parallel zum PDF auch als XRechnungs-Datei bereitgestellt. Diese Datei kann dann wie auch PDFs jetzt heruntergeladen oder automatisch per Mail an den Rechnungsempfänger gesendet werden.
3. Die XRechnungs-Datei wird in (ab dem Zeitpunkt erstellte) PDF-Dateien integriert. Damit wird das PDF eine Doppelrolle einnehmen und wird von vielen Programmen automatisch als E-Rechnung erkannt werden. Du kannst einfach ein PDF versenden und der Kunde hat damit automatisch Zugriff auf eine integrierte E-Rechnungsdatei - und wenn es für den Empfänger nicht möglich ist, kannst Du die Datei aus 2. senden.

Durch diese Anpassungen wird für Dich als Winestro.Cloud Nutzer_In sich so gut wie nichts ändern, außer dass Du eingehende E-Rechnungen einmal in die Ausgabenerfassung laden musst. Du wirst keine externen Programme oder andere Hilfsmittel brauchen. Das Thema E-Rechnung kann für Dich also kommen. Egal ob das Gesetz noch verschoben wird oder so kommt, werden wir die XRechnung bis Ende 2024 fest in Winestro.Cloud integrieren, da wir auch die Vorteile des Systems für Eure Betriebe sehen.

 

Wie Weingüter und Weinhandlungen jetzt reagieren sollten

Weingüter & Weinhandlungen, die bisher noch auf Papierrechnungen setzen, sollten jetzt einen genauen Blick auf ihre Abrechnungssysteme werfen. Es ist wichtig zu überprüfen, ob Deine vorhandenen Systeme in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu generieren und zu versenden. Falls dies nicht möglich ist, ist es an der Zeit, über eine entsprechende Umstellung nachzudenken.

Es ist unklug, die Umstellung auf elektronische Rechnungen hinauszuzögern, auch wenn es Übergangsfristen gibt. Ein effizientes und korrektes Rechnungssystem ist essentiell, um Einnahmen zu sichern und finanzielle Mittel zeitnah zu erhalten.

Mit den neuesten Regeländerungen steigen die Anforderungen an das Rechnungswesen. Weingüter sollten auch darauf achten, dass elektronische Rechnungen richtig gespeichert und archiviert werden. Es ist ratsam, sich frühzeitig auf diese Änderungen vorzubereiten, die eigenen Verfahren entsprechend anzupassen und aktuelle Trends im Auge zu behalten.